Le travail en équipe est une méthode de travail très utilisée en communication et un exercice indispensable pendant le M2 Communication numérique. Aujourd’hui, nous vous proposons nos 10 meilleurs conseils pour réussir votre projet de groupe, testés et approuvés par les étudiants du Master 2 !
Conseil 1️⃣ : l’organisation est la clé
L’un des points essentiels dans la bonne progression d’un projet de groupe est l’organisation. C’est une compétence que nous développons lors de notre cours de gestion de projet. Nous y apprenons notamment à utiliser des outils d’organisation du travail comme les organigrammes de tâches (WBS) et Gantt. De nos jours, de nombreux outils vous permettent de vous organiser facilement en groupe : Google Drive, Canva et Notion sont les plus utilisés par les étudiants.
Dans notre promotion, nous utilisons ces outils lors de nos deux projets majeurs de l’année :
- Projet controverse : création d’un site internet afin de faire la vulgarisation d’une controverse. Cette année, les thématiques sont : l’IA générative, quitter X/Twitter et le projet de loi sur l’information.
- Projet tutoré : mise en place d’actions de communication comme la gestion des réseaux sociaux du M2, l’organisation de conférences de professionnels pour les étudiants et la participation du Master ComNum aux portes ouvertes de l’université.
Conseil 2️⃣ : comprendre le sujet, les enjeux et les objectifs du projet est primordial pour bien commencer un projet
Pour tout projet réussi, sa bonne compréhension par les membres de l’équipe est un point fondamental. Les membres de l’équipe doivent tous comprendre les tenants et aboutissants du projet afin de travailler dans la même direction. Pour cette étape, des réunions et une forte communication entre les membres du groupe sont nécessaires afin de s’assurer que la vision du projet est partagée par tous. Un projet mal compris par l’équipe sera bien plus difficile à mener à bien !
Conseil 3️⃣ : répartir les tâches en prenant en compte les points forts de chaque membre de l’équipe
Le travail en équipe a un atout important : pouvoir se servir des compétences et points forts des membres pour des tâches spécifiques. La vision globale est nécessaire pour l’ensemble du groupe. Cependant, tous les membres ne vont pas travailler en détail sur l’ensemble des missions, il faut donc se répartir les missions. Cette répartition est une étape indispensable et doit prendre en considération de nombreux aspects : la charge de travail, la compréhension, l’expérience, mais surtout les compétences des personnes à qui la mission va être confiée. Si votre projet inclut un travail audiovisuel, il sera pertinent de donner cet exercice à la ou les personnes ayant une affinité avec le travail vidéo. Vous gagnerez en qualité et en rapidité d’exécution.
Conseil 4️⃣ : établir un calendrier et les dates limites des actions
La création d’un rétroplanning est une tâche incontournable du travail en groupe. Il faut établir le calendrier dès le début de votre projet afin de s’assurer de la bonne réalisation de toutes vos missions dans le temps imparti. Le rétroplanning va aussi vous servir à répertorier les tâches pour ne rien oublier, et bien évidemment les répartir entre les membres du groupe. Cet outil vous sera utile dans le monde scolaire et professionnel.
✨ Conseil bonus ✨
Toujours prévoir une marge de sécurité. Si une ou plusieurs activités prennent plus de temps à cause d’imprévus, grâce à votre temps de sécurité, les dates de rendus de votre projet seront quand même respectées. Croyez en notre expérience, les imprévus arrivent toujours alors autant s’y préparer !
Conseil 5️⃣ : les réunions régulières sont le meilleur moyen de suivre l’avancée de tous
Le meilleur moyen d’avancer dans un projet est de faire des réunions régulièrement. Cela permet de faire connaître son avancée aux autres membres du groupe, de demander des avis sur une tâche effectuée, de voir si des aspects du projet doivent évoluer et de vérifier le bon respect du calendrier. Aujourd’hui, les réunions ne sont plus forcément en présentiel, de nombreux outils existent pour vous aider à garder le contact en réunion même à distance, les plus connus sont Teams, Zoom, Google Meets. Ces applications sont faciles d’utilisation alors n’hésitez pas à les utiliser !
⚠️ Votre temps est précieux, les réunions inutiles ne faisant pas avancer votre projet sont donc à bannir. Une réunion réussie se planifie, généralement à la fin de la précédente session. Cela permettra à tous les participants de bien s’y préparer. Un ordre du jour aidera aussi à rendre ce temps d’échange efficace. Et désigner un membre pour diriger ce moment vous fera gagner en fluidité et vous évitera de faire une réunion trop longue en vous recentrant sur les points importants à discuter. Et bien sûr il ne faut pas oublier de faire des comptes-rendus de ces échanges.
Conseil 6️⃣ : utiliser tous les outils possibles pour instaurer une communication simple et efficace dans votre équipe
La communication entre les membres de l’équipe est un facteur primordial de réussite du projet, mais aussi de la bonne ambiance dans le groupe. De nos jours, de nombreux outils nous permettent de rester connectés. Il faut donc déterminer dès le début les canaux de communication utilisés par l’équipe et définir les rôles de ceux-ci. Les mails peuvent être utilisés pour s’envoyer des fichiers, les drives sont aussi des outils très pratiques. Il existe égamement les incontournables messageries tels Messenger ou WhatsApp pour rester en contact rapide entre les membres de l’équipe.
En M2 ComNum, le groupe Messenger de la classe a été mis en place avant même la rentrée universitaire ! Cela a permis d’échanger rapidement des informations, mais aussi d’apprendre à se connaître. Les groupes de discussions servent autant au développement des projets qu’au développement des relations interpersonnelles dans l’équipe.
Conseil 7️⃣ : savoir s’écouter entre membres de l’équipe, mais aussi faire attention au langage corporel
Une équipe est composée de différents individus avec des personnalités différentes. Il est donc important d’être attentif à tous les membres, que ce soit lors des prises de paroles, mais aussi par leur langage corporel. Tous les membres de l’équipe doivent se sentir à l’aise dans celle-ci afin que l’ambiance de travail soit agréable et sans conflit.
🙋🏼♂️Attention
Les personnes timides peuvent être difficiles à cerner. Si elles ne sont pas à l’aise cela se ressentira dans leur relation avec le groupe et pourrait impacter leur travail. Alors mettez-les à l’aise et vous découvrirez peut-être une toute nouvelle personne !
Conseil 8️⃣ : demander des avis extérieurs, ne pas hésiter à s’entraider
Un avis extérieur peut vous débloquer dans certains de vos doutes. Il ne faut pas hésiter à discuter avec d’autres membres de votre équipe ou même des personnes totalement extérieures au projet afin d’avoir un nouvel avis, plus objectif que le vôtre. En travaillant en continu sur le même projet, la créativité peut devenir difficile, on n’arrive pas à remettre en question son propre travail. C’est dans ces moments qu’il ne faut pas hésiter à demander une nouvelle opinion sur vos créations, un œil nouveau vous fera remarquer des petits détails que vous avez pu manquer !
Pour les alternants, ce conseil est d’autant plus important pour votre période en entreprise. En effet, votre tuteur saura vous aider et vous débloquer sur vos projets. Alors n’hésitez pas à demander son avis d’expert, vous pourrez en apprendre beaucoup !
Conseil 9️⃣ : célébrez les réussites de l’équipe
Un projet de groupe peut être synonyme de stress, de moments difficiles et de doutes. C’est pourquoi il est très important de célébrer les réussites de l’équipe ! Ceci est nécessaire à la création d’une bonne ambiance, il faut savoir être fier de soi et fier des autres.
Conseil 🔟 : et surtout, prenez du plaisir !
Les projets en équipe sont un moment parfait pour montrer ce dont on est capable, pour laisser parler sa créativité, pour se confronter aux idées des autres et monter en compétences. Dans vos projets universitaires, amusez-vous, faites preuve de créativité, testez vos limites, c’est le moment de tout donner pour votre note, mais aussi pour obtenir de nouvelles compétences !
Et vous, aimez-vous le travail en équipe ? Ou êtes-vous plutôt travail individuel ? Dites-le nous en commentaire ou sur les réseaux sociaux du master : Linkedin, Facebook, Twitter.
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Lauriane GRAU.