Est-ce que vous vous demandez souvent à quoi servent vos cours ? J’ai la réponse pour vous ! Vous vous rendrez compte de l’importance de vos cours… en entreprise ! Je suis Zaliha, j’ai 23 ans, et comme vous l’aurez deviné, je suis étudiante en master 2 communication numérique. Si je parle d’entreprise, c’est que je suis aussi alternante, chez HENSOLDT Nexeya France, une entreprise industrielle spécialisée dans les équipements embarqués pour le civil et la défense. À la communication, on s’occupe de la communication interne et externe, on promeut l’entreprise et on s’occupe aussi des goodies. Pour découvrir tout ça, je vous embarque tous avec moi pour une journée type d’une alternante en communication.
🕓 Une bonne journée d’alternante, c’est la préparer en amont
Que ce soit la veille ou le matin même, préparer la liste de ces choses à faire est indispensable. En arrivant sur mon lieu de travail, je commence mes journées par reprendre la liste des actions que j’ai effectuées la semaine précédente pour voir quelles actions sont encore en cours et quelles actions sont officiellement terminées. Et je commence ma to do list avec les actions à terminer ! Puis je la continue au fur et à mesure des actions qui me sont confiées. Pour découvrir ces missions, direction mes mails !
📧 Première activité de la journée : lire ses mails et y répondre
Ce n’est pas l’activité la plus créative de la journée, mais c’est la façon dont on communique le plus. C’est donc par ce canal que nous recevons toutes nos demandes en termes de communication. C’est donc une habitude de lire ses mails tous les matins.
C’est aussi le moyen de récupérer des documents qui permettent de mener à bien certaines missions. Par exemple : je suis chargée de créer les cartes de visite de mes collègues de travail et, pour cela, je récupère leurs informations grâce à des fichiers Excel qu’on m’envoie par mail.
✅ On commence la to do list ?
Une fois les mails lus, je commence à réaliser mes missions. Première action de la liste : sourcer les différents prestataires textiles sur Toulouse et aux alentours pour approvisionner nos collaborateurs en vêtements aux couleurs de l’entreprise, le tout sur un document Word simple. En plus de sourcer, il faut comparer. Faire un budget s’impose donc ! Et je sais que les cours que nous avons eu là-dessus sont peu nombreux, mais écoutez bien, cela pourrait vous servir.
Petit conseil : utilisez Excel et inspirer vous de ce qu’on put faire vos supérieurs. Reprenez leurs templates et remplissez avec vos infos à vous !
Deuxième action de la liste : réaliser les fichiers impression pour les cartes de visite. InDesign est notre meilleur ami pour cette action. Nous ne sommes peut-être pas graphiste, mais les petites missions de graphisme comme celle-ci peuvent nous revenir. Nos cours nous permettent de le faire facilement, nous sommes formés sur ces logiciels. Mais c’est une expérience comme une autre ! Ma mission : remplir un template avec des informations et créer les fichiers pour l’impression. Comme nous l’apprend si bien Jacques Company dans ses cours ! Pour faire imprimer les cartes de visite, il faut faire un devis où le format, la quantité, la qualité du papier et les conditions d’envoi sont précisés. C’est aussi quelque chose que nous apprenons aux côtés de Jacques Company dans son cours sur les Formes imprimées.
Troisième action : finir l’audit du site internet. Nous avons un site internet bien fourni qui présente toute notre activité. Il était temps d’y faire des mises à jour, mais avant un audit s’impose. Il faut bien voir ce qui va et ce qui ne va pas dans le site avant de se lancer tête baissée dans la modification de celui-ci. Les cours où on nous demande de faire des audits sont utiles à ce moment-là. Ma collègue avait aussi dû le faire pour l’intranet et cela lui a permis d’avancer les modifications plus rapidement !
Et, pour finir, la dernière action de la journée consiste à faire les demandes d’achat de toutes les commandes de la journée. Des démarches administratives nécessaire pour que nos cartes de visite et nos goodies soient bien payés et bien livrés.
🤝 Et l’équipe, ça se passe comment ?
Ce sont les personnes qui m’apportent le plus dans cette expérience. Au service communication, nous sommes quatre : la directrice communication & marketing, qui est aussi ma responsable d’alternance ; la chargée de communication interne, RH, marque employeur et RSE ; le responsable marketing ; et moi, l’assistante communication & marketing. Nous sommes une petite équipe constituée au cours de l’année 2022-2023, une équipe donc très récente. Nous nous venons tous en aide selon le sujet et cela permet de travailler en parfaite symbiose et avec de l’ambiance.
Nous sommes très proches du service RH qui demande souvent nos services, ce qui a permis de rapprocher les deux équipes. Et nos bureaux sont situés dans le service commercial/administration des ventes. Nous sommes donc amenés à partager et discuter avec les équipes commerciales, ce qui permet de resserrer les liens entre collaborateurs ! Nous prévoyons même de temps en temps des déjeuners entre le service communication et le service commercial.
👩💻 La journée type d’un alternant, c’est ça ?
La réponse est oui ! C’est concilier toutes sortes d’activités qui permettent de faire avancer les actions du service communication. Il y a une partie créatrivité, notamment lorsqu’on vous demande de créer du texte, pour des articles ou des publications sur les réseaux sociaux, des visuels pour des affiches, des flyers, etc. Il y a également une partie organisation : gérer son budget, ses achats, ses stocks de goodies (si vous en avez) et les fournisseurs pour être sûr de recevoir vos commandes. C’est une partie intégrante de mon travail en tant qu’assistante communication & marketing. D’autant plus lorsque vous êtes la seule personne à la communication, toutes ses charges vous incombent et vous devez toutes les mener à bien.
C’est aussi créer des supports de communication institutionnels, qui ne fait pas forcément appel à votre créativité mais à votre capacité à suivre les chartes graphiques qui vous sont confiées. Exemple tout simple, que j’ai déjà cité plus haut, réaliser des cartes de visite. Mais aussi pour présenter nos solutions. Nous avons des brochures qui nécessitent des mises à jour régulières, et ici encore nous gardons les mêmes templates et changeons juste les informations. Il s’agit là d’une bonne partie de notre métier qui consiste à communiquer pour faire passer une information exacte et non-erronée.
Et c’est découvrir le vrai travail en équipe. Avec les copains en cours, c’est cool. Une fois en entreprise, c’est différent. On ne connaît pas les personnes avec qui on travaille. Il s’agit donc de cerner la personnalité en face de nous et d’essayer de s’accommoder à cette personnalité pour travailler ensemble. Il est cependant important de communiquer si des problèmes s’observent entre vous et vos collaborateurs ! Tous les travaux de groupe que nous avons à faire sont faits pour nous préparer à cela. Notamment en master, où on ne retrouve pas forcément les copains et où il faut travailler avec des personnes avec qui nous n’avons pas l’habitude. Se comporter en tant que professionnel et tenter de comprendre son prochain sont la clé !
Être alternant, c’est réaliser une multitude d’actions en tout genre, qui nous permet de découvrir la vie en tant que communicant dans une entreprise. Les projets qui nous sont donnés en cours deviennent concrets grâce à l’alternance. On comprend à quelles fins ils nous ont été donnés et pourquoi nous les avons effectués. Nous comprenons donc plus facilement les tenants et les aboutissants de nos missions en tant qu’alternant en communication.
Zaliha MADI BACO